Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Projektiyhdistys ry toimii henkilö-, yritys- ja yhteisöasiakkaiden kanssa. Projektiyhdistys käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan niitä menettelytapoja, joita sovelletaan Projektiyhdistyksen käsittelemiin henkilötietoihin. Tietosuojaseloste sisältää Projektiyhdistyksen jäsen- ja markkinointirekisterin selosteen sekä sertifiointirekisterin selosteen. Jäsen-, markkinointi- ja sertifiointirekistereitä koskevat muut tiedot sisältävät tietoja rekisteröidyn oikeuksista ja tietoturvasta.

Jäsen- ja markkinointirekisterin seloste

Rekisterinpitäjä

Projektiyhdisty ry
Y-tunnus: 1110402-4
Eteläranta 10
00130 Helsinki
sähköposti: info@pry.fi
puhelin: 050 525 3531

Rekisteriasioista vastaavien yhteystiedot

toimitusjohtaja Timo Saros, timo.saros@pry.fi, 0400 623 171

Rekisterin nimi

Projektiyhdistyksen jäsen- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään Projektiyhdistyksen jäsen- ja markkinointiviestintään. Projektiyhdistys voi käsitellä tässä rekisterissä olevia henkilötietoja suoramarkkinointiin, mielipidetutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin toimiin myös sähköisiä välineitä käyttäen, mikäli rekisteröity on antanut sähköisen suoramarkkinointiluvan.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Jäsenrekisterissä käsittely perustuu sopimukseen (henkilöjäseneksi liittyminen tai organisaatiojäsenen ilmoittamien jäsenetujen saajien tietojen hallinnointi).

Rekisterin tietokentät

Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintitiedot sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot käyttäjistä:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Titteli / vastuualue
  • Sukupuoli
  • Henkilön kotiosoite
  • Organisaation nimi
  • Organisaation postiosoite
  • Laskutustiedot
  • Laskutusosoite
  • IPMA-sertifiointiin liittyvät tiedot
  • Markkinointiluvat ja -kiellot
  • Markkinointitapahtumaan tai -kampanjaan liittyvä tunnistetieto
  • Historiatieto (yhteydenotto, tapahtumaosallistumiset)

Rekisterin tietolähteet

Tiedot jäsenrekisteriin saadaan suoraan asiakkaalta jäsenyyden alkamisen yhteydessä. Henkilötietoja lisätään rekisteriin tapahtumien, uutiskirjetilausten ja materiaalilatausten yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan siirtää Projektiyhdistyksen markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun jäsenyys on päättynyt.

Rekisterin suojaus

Rekisteri on talletettu salasanasuojattuun asiakkuudenhallintajärjestelmään, johon on pääsy Projektiyhdistyksen valtuuttamilla henkilöillä Projektiyhdistyksen sisällä.

Sertifiointirekisterin seloste

Rekisterinpitäjä

Projektiyhdisty ry
Y-tunnus: 1110402-4
Eteläranta 10
00130 Helsinki
sähköposti: info@pry.fi
puhelin: 050 525 3531

Rekisteriasioista vastaavien yhteystiedot

toimitusjohtaja Timo Saros, timo.saros@pry.fi, 0400 623 171

Rekisterin nimi

Projektiyhdistyksen sertifiointirekisteri

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään mm. muistutukseen sertifikaatin uusinnasta, sertifioidun henkilön kysyessä sertifikaattinsa voimassaoloa ja tietojen luovuttamiseen IPMAn (International Project Management Association) ylläpitämään rekisteriin.

Sertifikaattien haltijat on talletettu salasanasuojattuun asiakkuudenhallinta-järjestelmään, johon on pääsy Projektiyhdistyksen valtuuttamilla henkilöillä Projektiyhdistyksen sisällä. Lisäksi rekisterin tiedot ovat erillisissä sertifioinnin koejärjestelmässä sekä sertifioinnin dokumenttien hallintajärjestelmässä, jossa säilytetään sertifioituneen henkilön hakemuslomakkeet. Sertifioinnin koejärjestelmään ja dokumenttien hallintajärjestelmään on pääsy Projektiyhdistyksen valtuuttamilla sertifioinnin arvioitsijoilla.

IPMAn vaatimuksesta arkistoimme sertifiointiin liittyvät paperiset dokumentit aikajärjestyksessä lukitussa tilassa, johon on pääsy vain yhdistyksen henkilökunnalla. Paperiset dokumentit sisältävät myös henkilötietoja. IPMA voi käyttää dokumentteja sertifioinnin auditointiin, eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sertifiointirekisterissä käsittely perustuu sopimukseen, kun henkilö ilmoittaututuu sertifiointiin.

Rekisterin tietokentät

Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintitiedot sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot käyttäjistä:

  •         Etu- ja sukunimi
  •         Sähköpostiosoite
  •         Puhelinnumero
  •         Titteli / vastuualue
  •         Sukupuoli
  •         Henkilön kotiosoite
  •         Organisaation nimi
  •         Organisaation postiosoite
  •         Laskutustiedot
  •         Laskutusosoite
  •         IPMA-sertifikaatin taso, myöntämispäivän ja voimassaolon
  •         Historiatieto (yhteydenotto, tapahtumaosallistumiset)

Rekisterin tietolähteet

Tiedot sertifiointirekisteriin saadaan suoraan asiakkaalta sertifiointiprosessiin ilmoittautuessa. Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös esim. tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä.

Tietojen luovutus

Sertifioituneista henkilöistä luovutetaan IPMAn (International Project Management Association) ylläpitämään rekisteriin etunimi, sukunimi, sertifikaatintaso, myöntämispäivä ja voimassaolopäivä. Henkilötietoja voidaan siirtää Projektiyhdistyksen markkinointirekisteriin.  

Rekisterin suojaus

Rekisteri on talletettu salasanasuojattuun asiakkuudenhallintajärjestelmään, johon on pääsy Projektiyhdistyksen valtuuttamilla henkilöillä Projektiyhdistyksen sisällä.

Jäsen-, markkinointi- ja sertifiointirekistereitä koskevat muut tiedot

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi muuttaa tai korjata tietojaan ottamalla yhteyttä 050 525 3531 tai info@pry.fi. Jäsenet voivat lisäksi päivittää tietojaan kirjautumalla jäsenten salasana suojatulle itsepalvelusivustolle www.pry.fi/jasenyys/omat_jasentiedot.

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Kielto voidaan tehdä ottamalla yhteyttä rekisteripitäjään 050 525 3531 tai info@pry.fi

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna osoitteeseen Projektiyhdistys, Eteläranta 10, 00130 Helsinki.

Kuoressa tulee olla merkintä: Henkilötietojen tarkastuspyyntö. Tarkastuspyynnössä tulee mainita:
• nimi,
• rekisterin nimi,
• täydelliset osoitetiedot ja puhelinnumero.

Rekisterien suojaus ja tietoturva

Projektiyhdistyksen rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin. Henkilötietoja käsittelevät vain Projektiyhdistyksen erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Projektiyhdistyksen palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu, sekä Projektiyhdistyksen toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Koko henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään mahdollisuuksien mukaan. Asiakas voi halutessaan pyytää Projektiyhdistystä poistamaan tietonsa rekisteristä.