Onnistunut projekti on todennäköisesti sellainen, jossa on viestitty riittävästi, oikeaan aikaan ja oikeille henkilöille. Tieto on kulkenut osapuolten välillä ja projekti edennyt myötätuulessa. Jos projektissa on ongelmia, huonolla viestinnällä tilannetta voidaan entisestään pahentaa ja toisinpäin hyvällä viestinnällä voidaan parantaa itse projektin onnistumisen edellytyksiä.
Teksti Etunimi Sukunimi
Kuvat Etunimi Sukunimi
Median kautta tavoittaa tuhansia vastaanottajia. Mediakontaktien hoitaminen vaatii kuitenkin erityisosaamista.
Viestinnän tavoitteena on tukea viestinnän keinoin projektin tavoitteita, aikataulua, tehokkuutta ja laatua. Viestinnän sisältö, kohderyhmät, kanavat ja tavoitteet tulisi määritellä. Nämä hoituvat hyvällä viestintäsuunnitelmalla. Vaikeassa tilanteessa tarvitaan kriisiviestintää. Sisäinen viestintä on oma lukunsa ja onnistumisen edellytys hektisessä projektimaailmassa, jossa vaaditaan usein nopeaa reagointia. Monelle projektiammattilaiselle viestintä voi olla kuitenkin hankala rasti ja siihen liittyy paljon väärinkäsityksiä ja harhaluuloja.
Eikös me tästä jo kerrottu?
Onnistuneessa viestinnässä sääntö numero yksi on toisto. Omaa ydinviestiä on toistettava, monesti ja mielellään eri viestintäkanavissa. Vain harva asia missään toimintaympäristössä on sellainen, että se jää heti vastaanottajien mieleen ja aiheuttaa toivottua käytöstä tai toimenpiteitä. Todennäköisempää on, että viestisi häviää infotulvaan. Ainoastaan silloin, jos sanomasi on todella hyvin kohdistettu, oikea-aikainen ja oikeassa paikassa, voi viestintä onnistua kerrasta. Esimerkkinä tilannetiedotus esimerkiksi vesikatkoksesta taloyhtiössä. Porrastiedote ja sähköpostiin tullut info tavoittaa ja viesti menee perille.
Jos asiasi on moniulotteisempi, voit olla melkein varma siitä, että viime kesänä julkaistu mediatiedote tai seminaarissa kerrottu faktapläjäys ei ole mennyt laajasti läpi edes lähimmissä kohderyhmissäsi. Mitä uudempi tai vieraampi asia on, ja mitä kauempana se on vastaanottajan arjesta, sitä useampaan toistoon voit varautua.
Mitä ihmettä tällä halutaan sanoa?
Projektimaailmassa toimivat ammattilaiset, jotka viestivät omilla ammattitermeillään. Se vähentää väärinkäsityksiä ja varmistaa, että puhutaan samoista asioista, oikeilla termeillä. Mutta kun viestitään ulospäin, tavalliselle kuntalaiselle tai naapurille, on ammattislangi syytä unohtaa. Jos viestin vastaanottaja ei ymmärrä puoliakaan mitä yrität sanoa, ei viestintä onnistu. Saatat herättää jopa ärtymystä. Erityisesti esityksissä asiaan on syytä kiinnittää huomiota. Laadi esityksesi juuri kyseiselle yleisölle. Ovatko he samalla alalla kuin sinä? Voiko olettaa, että asiasi menee perille? Sama koskee myös kirjoitettua viestintää. Vältä hankalia lauserakenteita ja passiivia. Kerro kuka tekee, mitä tekee, milloin ja miksi.
Tarvitaanko kaikkia eri kanavia?
Kun viestitään kuten pro, on pakko huomioida, missä viestit kulkevat. Nykyajan viestintäympäristö antaa lähes loputtomasti mahdollisuuksia viestintään. On fiksuja nettisivustoja, joissa voi esittää suurenkin määrän dataa reaaliajassa, voi lähettää uutiskirjeitä tai WhatsApp-viestejä, käyttää sosiaalista mediaa tai järjestää infon.
Sosiaalisen median kanavat ovat lähes pakollisia myös projektiviestinnässä. Facebook, LinkedIn, YouTube ja Instagram esimerkiksi ovat kanavia, joita lähes kaikki seuraavat. Kun tilin perustaa, pitää varmistaa, että resursseja ja osaamista on riittävästi. Huonosti hoidettu somekanava, jossa ei ole interaktiivisuutta ja päivittyvää sisältöä, ei anna hyvää kuvaa projektin kyvykkyyksistä. Ja vaikka kuinka haluaisi olla hauska tai jopa ironinen, tyylilajinkin kanssa kannattaa olla johdonmukainen. Oma brändi-identiteetti pitää olla yhtenevä tilanteesta ja kanavasta toiseen. Toki Instagramissa voi irrotella eri tavalla kuin pörssitiedotteessa, onhan vastaanottajallakin eri hattu päässä.
Ja muistetaan myös verkkosivustot. Jos tuorein uutinen on parin vuoden takaa ja asiakasreferenssit viime vuosikymmeneltä, millaisen kuvan annat tekemisestäsi?
Kun tieto ei kulje
Projektille takkuava tai niukka tiedonkulku on lähes varma kuolinisku. Miten voi onnistua, jos ei tiedetä mitä ollaan tekemässä? Käytännössä projektin sisäinen viestintä voi kattaa kaiken kommunikaation ja vuorovaikutuksen mm. kokouskäytännöt, muistiot ja niiden jakelut, viestintäkanavat ja niiden pelisäännöt, sisäiset tilaisuudet ja etätyöohjeistukset.
Sisäisen viestinnän käytännöt on hyvä lyödä lukkoon jo projektin alkaessa. Kun ulkoisessa viestinnässä etsitään jatkuvasti uusia kohderyhmiä ja skannataan ympäristöä, sisäisen viestinnän pelisäännöt tarvitaan heti alkuun. Aina voi kehittää, mutta suuria muutoksia kesken projektin on vaikea tehdä.
Kuten kaikessa tekemisessä, onnistunut viestintä syntyy olemalla johdonmukainen, tavoitteellinen ja suunnitelmallinen. Vielä mukaan ripaus rohkeutta ja avoimuutta, niin edellytykset loistavaan viestintään ovat kasassa.
Kirjoittaja:
Satu Vikman on Indonesiassa Sumatran saarella ja Helsingissä asuva viestintäkonsultti ja yrittäjä, jota kiinnostaa erityisesti hankeviestintä, vetytalous, infra ja rakentaminen.
