Kesän 3PMO-tapahtumassa osallistujat pääsivät kokeilemaan, miten tekoäly voi auttaa kiteyttämään laajan osallistujajoukon ajatuksia reaaliajassa. Howspace-alusta mahdollisti vuorovaikutteisen ja osallistavan lähestymistavan, joka teki keskusteluista entistä vaikuttavampia.
Teksti Mika Purola
Kuvat Mika Purola
Mikä Howspace?
Howspace on alusta fasilitoituihin transformaatio-, muutos- ja oppimismatkoihin, kun haluaa osallistaa henkilöstöä ja sidosryhmiä laajasti. Päätöksenteko tehostuu, kun sisäänrakennettu tekoäly analysoi ja jäsentelee alustalla käytävää keskustelua reaaliaikaisesti. Howspace yhdistää organisaatiotason ja yksilötason osaksi samaa muutosmatkaa. Onnistuneessa transformaatiossa kaikki oleelliset sidosryhmät tuodaan osaksi muutosta juuri oikeassa vaiheessa prosessia.
Kumurassa on käytetty Howspacea fasilitointialustana vuodesta 2017 alkaen kaikissa valmennuksissa ja konsultoinneissa, koska se tuo selkeää lisäarvoa nimenomaan ihmisten väliseen vuorovaikutukseen. Tämän kesän 3PMOssa Howspace oli jälleen käytössä tuottamassa yhteistä tulosta.
Käytännön toteutus 3PMO tapahtumassa
Ennen tapahtumaa rakennettiin Howspaceen työtila, jossa oli omat osiot ennen tapahtumapäivää tapahtuvalle vuorovaikutukselle, esimerkiksi esittäytymiselle ja verkostoitumiselle muiden osallistujien kanssa, sekä tapahtuman aikaiselle tekemiselle. Tapahtuman osallistujat saivat linkin alustalle jo ennakkoon. Ensimmäisenä ”tehtävänä” oli esittäytyä, ja verkostoitumishalukkaat pystyivät lisäämään tietoihinsa LinkedIn-linkin.
Työtila rakennettiin siten, että tapahtuman aikana näkyvillä oli ainoastaan sen hetkinen tehtävä. Näin mahdollistettiin fokus juuri kyseiseen tilanteeseen. Howspace fasilitaattori (Mika Purola) vaihtoi näkymää sitä mukaan kuin puheenvuorot ja ryhmätehtävät etenivät.
3PMO on tapahtumana rakennettu siten, että tapahtumassa on neljä puheenvuoroa, joiden jälkeen pöydissä käydään fasilitaattorin johdolla paneelikeskustelu. Fasilitaattori kirjaa muistiin pöytäkeskustelun avainkohdat. Pöytäryhmiä vaihdetaan kahden puheenvuoron jälkeen, jotta verkostoituminen ja mielipiteiden vaihto lisääntyy.
Yhteiset muistiinpanot
”Yhteiset muistiinpanot” on mainio konsepti kuulijoiden saaman vaikutelman ja ydinhavaintojen vangitsemiseen. Käytännössä tehtiin niin, että kun puhuja puhui, osallistujat kirjasivat lyhyillä kommenteilla kännyköillään Howspaceen ”Mitä kuulen puhujan sanovan?” Näistä syntyi jatkuva virta huomioita, joista alustan tekoäly teki koko ajan muotoutuvaa koostetta.
Kokoustilassa oli iso monitori, josta oman kännykän lisäksi pystyi halutessaan seuraamaan kommenttien virtaa. Kommenttivirtaa ei näytetty valkokankaalla puhujan takana, koska haluttiin mahdollistaa ihmisille keskittymisen puhujaan, ei hänen takanaan näkyviin kommentteihin. Kaikki eivät halua tai pysty kuuntelemaan ja kirjoittamaan yhtä aikaa, joten osa ei osallistunut havainnointiin. Havaintoja kullekin puhujalle tuli puheen aikana kuitenkin 100–150, mikä varmasti kuitenkin kattoi yleisön ajatukset enemmän kuin hyvin.
Ryhmäkeskustelut ja ajatuskartat
Toinen osio eli keskustelu pöytäryhmissä erosi yhteisistä muistiinpanoista siten, että pöydän fasilitaattori kirjoitti koosteen keskustelusta Howspaceen ja samalla tavalla alustan tekoäly teki niistä koosteen. Tämän lisäksi tehtiin keskustelun jälkeen ajatuskartta esiin nousseista aiheista.
Tämän jälkeen olisi ollut mahdollista ja hyvinkin hedelmällistä ottaa vielä uusi keskustelukierros ajatuskarttojen pohjalta ja siten fasilitoida syvempää aiheen käsittelyä. Tällä kertaa tämä vaihe jätettiin toteuttamatta.
Paneelikeskustelun kooste tekoälyllä
Tapahtuman lopussa oli paneelikeskustelu, johon tehtiin tekoälyllä laajemmat koosteet promptaamalla. Koosteet perustuivat sekä yhteisiin muistiinpanoihin että ryhmäkeskustelun tuloksiin kyseisen puhujan osalta. Nämä koosteet olivat näkyvillä isolla valkokankaalla paneelikeskustelun ajan puhujien takana ja toimivat samalla muistina, mitä aiemmin on keskusteltu. Koosteeseen promptattiin ”keskeiset havainnot”, ”yllättävä näkökulma”, ”konkreettiset toimenpiteet” ja ”mietelause”.
Mitä opimme?
Howspace mahdollistaa aidosti osallistavan tapahtumakokemuksen, jossa tekoäly tukee ihmisten välistä vuorovaikutusta, ei korvaa sitä. Osallistujien havainnoista jalostuneet koostetut oivallukset rikastivat paitsi keskusteluja, myös syvensivät ymmärrystä käsitellyistä teemoista.
