Tampereen kaupungilla on vuosittain valmisteilla ja toteutuksessa noin 250 projektia. Vaikka määrä kuulostaa isolta, saattaa projektipäällikkö silti olla omassa yksikössään ainoa projekti-ihminen, kun muu henkilöstö toteuttaa linjaorganisaationsa tehtäviä. Projektin ollessa määräaikainen toiminto, linjaorganisaatioon integroituminen voi jäädä vähäiseksi. Etätyö tuo tähän myös omat haasteensa.
Teksti Riina Hiipakka-Lahti
Kuvat Riina Hiipakka-Lahti
Projektiosaajat kehittämisryhmä toimii yhteisön rakentamisen tukena.
Projektitoimiston tehtävänä organisaatiossa on yleensä luoda organisaatiolle projektimalli, ohjeet ja työkalut sekä huolehtia projektiosaamisen kehittämisestä. Yksilöiden osaaminen ja IPMA-sertifioinnit ammattimaisuuden kehittämisen polulla ovat toki tärkeitä. Tulisiko meidän PMO-ammattilaisten fokuksessa kuitenkin olla yhä enemmän yhteisö ja sen toiminnan tukeminen?
Tampereen kaupungin projektitoimistossa lähdimme ensin kartoittamaan projektitoimijoiden tarvetta yhteisön kehittämiseen. Kyselyjen ja dialogien mukaan projektityö koettiin välillä jopa yksinäiseksi, ja tarvittiin lisää vertaistukea, yhteistyötä ja tiedon jakamista kollegoiden kesken. Yhteisön rakentamiseen oltiin myös pääosin valmiita ottamaan osaa.
Yhteisön alustaksi rakennettiin Projektiosaajat Teams -työtila, johon kuuluu tällä hetkellä 330 jäsentä. Jäsenistö koostuu kaupungin eri palvelualueilla toimivista projektien suunnittelijoista, toteuttajista ja muista projektityöhön linkittyvistä toimijoista. Työtilassa on omat kanavat projektin eri vaiheille, joissa projektitoimijat voivat kysyä ja keskustella vaiheisiin liittyvistä teemoista.
Projektityön ohjeet ja työkalut on myös keskitetty työtilaan. Tiedon jäsentelyssä on panostettu selkeään rakenteeseen, jotta käyttäjien on helpompi löytää tarvitsemansa sisältö. Tiedon löytämisen tueksi on kehitetty myös Projektiosaajat-bottia, jolta voi kysyä esimerkiksi millaisia ohjeita projektien arkistointiin on tarjolla.
Tavoitteena on keskittää tieto yhteen paikkaan ja rakentaa ilmapiiriä, joka mahdollistaa ajatusten ja oppien rohkean jakamisen. Yhteisöä ja sen luottamusta rakennetaan Teams-alustan lisäksi myös yhteisten tilaisuuksien, kuten projektikahvien, työpajojen ja koulutusten avulla.
Yhteisön organisointi
Yhteisön kehittäminen on monivaiheinen ja jatkuva prosessi. Tämän tueksi on perustettu Projektiosaajat -kehittämisryhmä, joka koostuu yhteisön jäsenistä. Kehittämisryhmälle on valittu puheenjohtajat ja se toimii yhteisön hallitusmaisena rakenteena. Kehittämisryhmän tavoitteena on kehittää yhteisön toimintaa asiakastarpeita vastaavaksi, vahvistaa yhteisön vuorovaikutusta ja edistää yhdessä oppimista.
Yhteisön toiminta perustuu luottamukseen ja siihen, että jokaisella on mahdollisuus osallistua. Esimerkiksi Teams-työtilassa kannustetaan siihen, että kysymyksiin vastaa ensisijaisesti kollega, ei projektitoimisto – näin vahvistetaan yhteisön omaa asiantuntijuutta. Projektitoimiston rooli on ohjata keskustelua vertaisten välillä ja tukea psykologisen turvallisuuden kehittymistä esimerkiksi keskustelusääntöjen avulla.
Yhteisön monet hyödyt
Yhteisöllisyys on organisaatioiden sosiaalista pääomaa, joka mahdollistaa arjen sujuvuutta ja innovatiivisuutta. Ihmisten sosiaaliset verkostot ovat sosiaalisen pääoman lähde. Verkostoja ylläpitävä voima on verkoston jäsenien toisiaan kohtaan tuntema luottamus ja siihen liittyvät normatiiviset säännöt, kuten vastavuoroisuus. Toimivassa yhteisössä tietoa jaetaan, yhteiseen päämäärään sitoudutaan ja sen eteen työskennellään.
Projektiosaajat-yhteisön avulla kenenkään projektipäällikön ei tarvitse jäädä yksin. Yhteisön ensisijainen tavoite on tarjota mahdollisuus vertaistukeen, joka on työhyvinvoinnin keskiössä. Projektiosaajat-heimoon kuulumisesta halutaan tehdä myös näkyvämpää esimerkiksi tarrojen tai pinssien kautta, ja juhlistamalla yhteisön merkkipaaluja.
Oppeja jakamalla emme toista vanhoja virheitä ja hiljaista tietoa siirtyy käytäntöön. Projektityön prosessit ja menetelmät paranevat yhteiskehittämisen kautta. Organisaation tasolla projektien parempi hallinta ja korkeampi laatu johtavat säästöihin ja vaikuttavampiin projekteihin.
Tampereen kaupungilla projektiosaaminen on tunnistettu yhdeksi keskeisimmistä osaamisalueista, johon on tärkeä panostaa tulevaisuudessa. Projektiyhteisössämme on jo valtavasti osaamista ja sen hyödyntäminen organisaation hyväksi antaa meille mahdollisuuden vastata tulevaisuuden haasteisiin. Projektiosaajien yhteisön rakentaminen on meillä Tampereella vasta alussa, mutta projektitoimistojen verkostosta löydämme varmasti tukea ja apua toiminnan jatkokehittämiseen.
