Pohjois-Pohjanmaalla Ylivieskassa sijaitsee ICT-alan virkeä toimija Joki ICT Oy. Kyseessä on alueellinen ICT-infrastruktuurin-, perustietotekniikan ja tiedonhallinnan palveluita omistaja-asiakkailleen tarjoava yhtiö. Palveluillaan se luo merkittävää lisäarvoa asiakkailleen toimien samalla yhteistyöalustana. Yhtiö työllistää vajaat 100 henkilöä.

Toiminta kasvoi, tuli tarvetta muutokselle 

Joki ICT Oy:n volyymi ja projektimäärät olivat kasvaneet vuosien aikana sellaisiksi, että tuli tarve erityisosaamiselle ja –resursseille projektinhallintaan. Asiantuntijat ja palvelupäälliköt kykenivät sinällään vetämään projekteja, mutta arvokasta aikaa kului pääosin projektinhallintaan, mikä oli pois varsinaisesta asiakastyöstä. Tilanteeseen haasteen toi myös se, että projekti- ja dokumentointikäytännöt olivat kirjavia. Päätös projektitoimiston perustamisesta oli harkittu ja sitä varten haettiin sparrausta verrokkitoimijoista. Projektitoimiston perustaminen aktivoitui myös sitä kautta, että projektijohtajan resurssi tuli sopivasti tarjolle.  

Projektitoimiston perustaminen  

Projektitoimiston johtaja Arttu Kauppinen aloitti työssään joulukuussa 2024, jonka jälkeen hän esitteli projektitoimiston perustamissuunnitelman Joki ICT Oy:n toimitusjohtajalle, Petri Kinnuselle työnimellä ”Luodaan yhdessä Suomen paras projektitoimisto”. Suunnitelmassa kartoitettiin projektitoimiston tarpeita ja ratkaisuja sekä kuultiin omistajien ja asiakkaiden näkemyksiä.    

Aluksi vertailtiin eri projektitoimistojen ratkaisuja. Keskusteltiin esimerkiksi LapIT Oy:n kanssa ja saatiin tärkeitä vinkkejä, mitkä toimintatavat he olivat todenneet hyviksi. Vuorovaikutus heidän kanssaan on jatkunut jälkeenpäinkin.

Projektitoimiston selvitysvaiheessa haastateltiin 12 projektien kanssa toiminutta ydinhenkilöä. Lisäksi toteutettiin kysely sekä sisäisesti että asiakkaille. Tulosten pohjalta järjestettiin testipäivä ja johtoryhmän työpaja. Näiden perusteella luotiin prosessit, toimintamallit ja vaatimukset työkaluille, joita lähdettiin pilottivaiheessa testaamaan.

Selvitysvaihe ja pilotti kestivät yhteensä10 kuukautta. Pilottivaiheessa hyödynnettiin muutamia oikeita projekteja prosessien ja toimintamallien testaamiseen. Kokemusten pohjalta prosesseja ja toimintamalleja muokattiin ja visualisoitiin. Projektitoimiston käyttöönotosta tiedotettiin infotilaisuudessa, jonka jälkeen siirryttiin
tuotantovaiheeseen ja projektitoimistosta tuli osa yrityksen arkea

Menneisyys ja tämän hetken selkeys  

Ennen projektitoimistoa projektien hallinta oli projektipäälliköiden omien käytäntöjen varassa, mikä saattoi hidastaa projektien etenemistä etenkin henkilöstön vaihtuessa. Projektitoimisto toi yhtenäisen ja selkeän mallin, joka varmistaa tehokkaan etenemisen alusta loppuun.

Aiemmin käytännöt, kuten asiakirjojen tallennus, olivat kirjavia eikä projekteilla ollut omistajaa. Nyt jokaiselle projektille nimetään sekä projektin omistaja, projektipäällikkö, että tekninen pääsuunnittelija ja tarvittaessa ohjausryhmä. Tämä selkeyttää myös projektipäällikön roolia.   

Projektitoimiston hyvät käytänteet  

Projektitoimisto on luonut tiedon kulkuun hyvät ja toimivat palaverikäytännöt. Projektipalaverien lisäksi pidetään säännöllisesti viikoittain projektitoimiston palavereja ja kehityspalavereja sekä tarvittaessa myös erillisiä tilannekatsauksia.

Asioiden projektointia ja ideointia on myös helpotettu. Tätä varten on luotu erillinen ehdotuslomake. Ehdotuksen tekemiseen riittää, että ehdottajalla on jokin idea. Projektitoimisto on avuksi idean tarkastelussa ja tarpeen mukaan auttaa asian jatkokäsittelyssä. 

Tuotantovaiheen alun kattava projektimäärä mahdollisti perusteellisen ja kattavan projektityökalun tutkimisen ja kehittämisen uuden toimintamallin mukaisen toiminnan alettua. Tämä vahvistaa ajatusta siitä, että projektitoimiston kehitystyö ja hyvien käytänteiden kehittäminen jatkuu koko ajan.  

Joki ICT:n projektitoimistossa etsitään aktiivisesti tietoa toiminnan kehittämiseksi esim. PRY:n järjestämistä tapahtumista. Niistä saa arvokkaita vinkkejä ja mahdollisuuden verkostoitua projektialan muiden toimijoiden kanssa. Me olemme aktiivisessa vuorovaikutuksessa muihin alan toimijoihin ja haluamme oppia hyvistä käytänteistä muilta.  

Joki ICT on aktiivinen ja auttavainen toimija   

Projektitoimiston prosessit ja toimintatavat soveltuvat ketterästi asiakkaan tarpeisiin. Pyrkimyksenä on säästää ihmisten aikaa sujuvilla käytänteillä, hyödyntämällä videoita projekteissa ja käyttää myös tekoälyn mahdollisuuksia esim. muistoissa tai raporteissa.

Projektitoimiston kehityssuunnitelma jatkuu tuleville vuosille. Toiminnan kehitys on edennyt suunnitellusti ja onnistuneesti ja tällä hetkellä projektitoimiston johdossa tai valvonnassa on jo mukava määrä erilaisia projekteja.   

Artikkeliin on haastateltu Joki ICT Oy:n toimitusjohtaja Petri Kinnusta, projektitoimiston johtaja Arttu Kauppista ja projektipäällikkö Ismo Väisästä. Artikkelin on koonnut hallinnon assistentti Susan Saarilampi.