Salkun kautta saadaan tekeminen ja riippuvuudet näkyviksi johdolle ja projekteissa mukana oleville henkilöille, ICT kehityspäällikkö Marjo Patana kertoo. Hän puhui aiheesta Projektipäivillä syyskuussa 2024. 

”On tärkeää, että ymmärretään, mitä projekteissa tavoitellaan ja miten ne tukevat strategiaa. Salkunhallinnalla on siinä suuri merkitys. Salkku ei ole pelkkä muodollisuus vaan oikeasti työkalu, joka antaa lisäarvoa, kun sitä hyödynnetään laadukkaasti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.”  

Vähemmän hiljaista tietoa, enemmän läpinäkyvyyttä 

Marjo on työskennellyt useammalla hyvinvointialueella ja tietää, että hyvinvointialueilla projektikulttuuri on melko nuorta ja projektit substanssipainotteisia yritysmaailmaan verrattuna. Tilanne paranee koko ajan, mutta tekemistä on vielä.  

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella suurin projektinhallinnan haaste on ollut läpinäkyvyyden puute ja hiljaisen tiedon kertyminen, kun projektityökalun käyttö on ollut vaihtelevaa. Jos data ei ole ajan tasalla, kokonaiskuvakaan ei ole tarkka ja on mahdollista, että asioita toteutetaan päällekkäin tai riippuvuudet jäävät hahmottamatta.  

Juuri siksi kaivataan kulttuurimuutosta. 

”Thinking Portfolio antaa meille kokonaiskuvan organisaation projekteista. Asiat eivät kuitenkaan tule salkkuun itsestään. Osa kulttuurimuutosta on, että oivalletaan mitä hyötyä laadukkaasta raportoinnista on”, Marjo sanoo.  

”Olen aina vannonut dokumentaation hyvyyteen. Salkunhallinnan työkalu tukee systemaattisuutta ja minimoi jo itsessään merkittäviä riskejä. Tällä on suuri merkitys siinä, että ei tehdä päällekkäisiä asioita.” 

Tällä hetkellä salkkua käytetään organisaation tietohallinnossa, mutta työkalun käyttö halutaan laajentaa koko hyvinvointialueen tasoiseksi. Marjo on huomannut, että ihmiset haluavat käyttää salkkua, kun he ymmärtävät mitä lisäarvoa se tuo heille itselleen ja koko organisaatiolle.  

Hyvinvointialueen johto oli helppo saada näkemään salkunhallinnan hyödyt; riitti että johto huomasi, että salkusta saadaan talousluvut ja mittarit ja läpinäkyvyys paranee. 

Systemaattinen tapa toimia 

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen strategiset tavoitteet on kirjattu Thinking Portfolioon. Projektipäälliköt käyvät läpi projektit ja arvioivat, miten ne tukevat strategiaa. Lisäksi he käyvät läpi projektien riippuvuudet.   

”Asioita ei mietitä vain oman projektin, vaan koko hyvinvointialueen näkökulmasta”, Marjo sanoo.  

”Riippuvuudet ovat olennainen osa läpinäkyvyyttä ja toiminnan tehostamista. Tykkään henkilökohtaisesti Thinking Portfolion riippuvuuskartasta. Se helpottaa, kun riippuvuudet näkee visuaalisesti salkusta.”  

Kaikki olennainen halutaan dokumentoida yhteen järjestelmään, sillä kukaan ei pääse käsiksi yksittäisten ihmisten Wordeihin, Exceleihin tai OneNoteihin. Kuitenkin tarkoitus on dokumentoida vain olennaiset asiat ja karsia näin turha työ ja sälä pois.  

Marjo kertoo, että heillä raportointia tehdään viikoittain. 

”Nyt meillä on systemaattinen tapa ja ohjeet toimia. Tiedetään että ollaan tilanteen päällä”, Marjo sanoo. ”Haluamme, että salkunhallinta on jatkossa motivaattori ja työkalu, jota ilman emme voi elää.”  

Positiivisuus ruokkii positiivisuutta 

Projektinhallinnan lisäksi ihmisten hyvinvointi on lähellä Marjon sydäntä. Hän pyrkii lisäämään kollegoidensa hyvinvointia myös keskellä hektistä projektiarkea. 

”Mitä turvallisemmaksi saamme työyhteisön, sen innovatiivisempia ja kehityskykyisempiä olemme ja yhteistyö paranee. Sekin johtaa kulttuurimuutokseen”, Marjo sanoo. 

Salkunhallinnalla turhan työn määrä vähenee, kun asiat kirjataan vain kertaalleen yhteen paikkaan, projektisalkkuun. Projektipäälliköt pääsevät keskittymään projektien eteenpäinviemiseen ja aikaa jää enemmän projektiryhmän tukemiseen sekä ihmisten hyvinvoinnista ja motivaatiosta huolehtimiseen. 

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella viikoittainen raportointipäivä on perjantai – ja syystä. Silloin käydään läpi kuuluneen viikon tärkeimmät asiat ja mietitään mitä tulevalla viikolla täytyy hoitaa. Sunnuntaina ei tarvitse vatvoa seuraavaa viikkoa, kun aivotyökuormaa on kevennetty jo perjantaina. 

Positiivista kulttuuria edistetään myös esimerkiksi viikoittaisten onnistumisten raportoinnilla salkkuun. 

”Onnistumisen ei tarvitse olla isokaan asia, sillä pienetkin onnistumiset lisäävät innostusta ja ruokkivat flowta projektiryhmässä. Positiivisuus ruokkii positiivisuutta.” 

Marjo Patana

Tuotannonohjauksen ICT kehityspäällikkö, Tietohallinto 
HyvaEP – Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue 

Marjo kehittää projektitoimintaa sekä salkunhallintaa ja vie näin eteenpäin kulttuurimuutosta Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella. Hänellä on kahdenkymmenen vuoden kokemus projektitoiminnasta erilaisissa rooleissa. Projektitoiminnan ja salkunhallinnan lisäksi ihmiset ja hyvinvointi ovat lähellä Marjon sydäntä.