Sarjassaan toinen tekoälyyn (AI) keskittynyt projektialan työpaja pidettiin Turun Kakolassa 24 – 25.10.2024. Minulla oli mahdollisuus osallistua myös ensimmäiseen workshoppiin samaisessa paikassa keväällä 2024. Paljon on tapahtunut tässä välissä, vaikka aikaa ei ole kulunut kuin puoli vuotta edellisestä työpajasta. Kevään workshop oli vielä suurelta osin ”AI hypeä” sekä läpikäyntiä siitä, miten tekoälyä voisi hyödyntää, miten laajat kielimallit (LLM) toimivat ja mitä näillä työkaluilla voisi tulevaisuudessa tehdä. Tässä työpajassa saatiin jo aimo annos konkretiaa ja nähtiin miten oikeasti järjestelmät toimivat ja miten niistä projektipäällikkö saa hyödyn irti.
Päivien puhujiksi PRY oli saanut erittäin kokeneet AI konkarit Timo Nurmen Postilta sekä Tero Ojanperän Silo AI:stä. Tässä joitakin oivalluksia ja nostoja päivien annista
Teksti Teppo Valkama
Kuvat Teppo Valkama
Kakola Workshop keräsi jälleen salin täyteen tekoälystä kiinnostuneita Projektiammattilaisia.
Perinteisten sovellusten uudelleenkonseptointi tekoälyn avulla
Yksi työpajan keskeisistä oivalluksista käsitteli perustavanlaatuista muutosta siinä, miten sovelluksia kehitetään ja käytetään. Perinteisesti sovellukset noudattavat yksinkertaista kaavaa: data + sovellus = lopputulos. Tekoälyn maailmassa tämä paradigma kuitenkin kääntyy. Tekoälysovellukset rakentuvat periaatteelle data + lopputulos = sovellus. Tämä tarkoittaa, että tekoälyjärjestelmät oppivat valtavista määristä dataa ja luovat toivottuja lopputuloksia varten sovelluksia, jotka pystyvät tekemään ennusteita ja päätöksiä itsenäisesti.
Tekoäly projektihallinnan apuna
Tekoälyn potentiaali varmasti mullistaa projektinhallintaa. Tekoälytyökalut voivat parantaa tehokkuutta ja päätöksentekoa automatisoimalla tehtäviä, kuten aikataulutusta, resurssien allokointia, riskienhallintaa ja suorituskyvyn seurantaa. Analysoimalla dataa tekoäly voi tarjota arvokkaita oivalluksia ja suosituksia, mikä mahdollistaa projektipäälliköiden tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja optimoida projektin tuloksia. Nämä muutokset muuttavat prosesseja, muuttuneet prosessit taas muuttavat työnkuvia ja uudet työnkuvat vaativat muutoksia tarvittaviin osaamisiin ja kyvykkyyksiin. Kyseessä ei siis ole pelkästään teknologiamuutos, vaan vaikutus on ehkä laajempi ja suurempi kuin osamme vielä tässä vaiheessa kuvitella. Varmaa on, että muutos on valtava mutta se ei vielä tarkasti ole selvillä mitkä kaikki asiat muuttuvat ja millä aikataululla tämä tapahtuu. Teknologian kehitys tässä ei ole hidastava tekijä vaan organisaatioiden valmistautumattomuus muutokseen sekä projektipäälliköiden, ylipäätänsä ihmisten, kyvykkyys sopeutua muutokseen. Olen vakuuttunut, että NVIDIA:n toimitusjohtajan sanoissa: ”AI is not taking your job. The person who uses AI is taking your job”, on totuuden siementä.
Tekoälyn parhaat sovellukset
Tekoäly loistaa tehtävissä, jotka sisältävät suuria tietomääriä ja monimutkaisia kuvioita, mikä tekee siitä ihanteellisen alueille, kuten luonnollisen kielen käsittely, kuvantunnistus, ennakoiva analytiikka ja automaatio.
Projektinhallinta tyypillisesti sisältää paljon tietoa ja näiden tietojen riippuvuuksien hallinta on monimutkaista. Isommissa projekteissa ja hankkeissa on lähestulkoon mahdotonta pysyä kärryillä kaikista tarpeellisista keskusteluista ja asioista, jotka ovat pinnalla juuri tänään. Uskon, että ensimmäiset välittömät hyödyt saadaan projektinhallintaan liittyvän raportoinnin muuttamisesta ajantasaiseksi tilannekuvan hallinnaksi. Varsin tyypillistä vielä tänäkin päivänä on, että raportointia varten tiedot siirretään operatiivisista järjestelmistä Powerpoint, Word tai PDF muotoisiksi. Konseptuaalisesti sanottuna siirrämme tiedot sieltä missä kaikkein ajantasaisin tieto on, mediaan, jotka eivät päivity. Lopputuloksena raportit sisältävät vanhentunutta tietoa. Tilannekuvassa tietoa käytetään sieltä missä ajantasaisin tieto on. Staattisten medioiden sijaan tiedon jalostamisen liittyvä automatisointi ja AI:n avustama tiedon analysointi, visualisointi ja tiivistäminen olennaiseen, on avain hyvään tehokkuuteen, parempaan viestintään sekä nopeaan päätöksentekokyvykkyyteen.
Mihin tekoälyä tulisi käyttää?
Missä tilanteissa tekoälyn käyttö sitten on käytännössä hyödyllistä? Silloin, kun tekoäly tuottaa yhtä hyvää laatua kuin ihminen, automatisoi ja käytä tekoälyä avustajana, mikäli se ei tuota riittävää laatua. Käytä tekoälyltä vapautunut aika uusiin tehtäviin, niihin, joissa ihminen tuottaa parempaa laatua. Ja erityisesti seuraa jatkuvasti, mitä tekoälyn kehityksessä tapahtuu. Muutos on todella nopeaa.
Miten muutokseen pitäisi valmistautua?
Ensimmäinen asia on tulla tutuksi tekoäly- ja sitä soveltavien työkalujen kanssa. Tämä tapahtuu henkilökohtaisella tasolla. Chat GPT ja CoPilot ovat tästä hyviä esimerkkejä. Työpajan aikana nousi myös esiin muita mielenkiintoisia sovelluksia, joista kiinnostavimmat olivat mm. Napkin.ai, joka tehostaa viestintää ja muuttaa tekstin visuaaliseksi sekä nopeuttaa viestintämateriaalien tekemistä ja tehostaa sen vaikutusta visualisoinnin kautta.
Toinen kiinnostava sovellus on Claude.ai, joka analysoi ja ”ymmärtää” kuvia ja dokumentteja. Sovelluksella voit esimerkiksi chat tyyppisesti kysyä jotakin erityistä laajan dokumentin sisällöstä ja saat siihen keskustelu tyyppisen vastauksen.
Paljon on toki muitakin sovelluksia ja pieni varoituksen sana: muista aina tietoturva ja tietosuoja, kun käytät mitä tahansa verkosta löytyvää AI sovellusta. Tiedä mitä teet!
Pelkkä henkilökohtainen AI:n käyttö ei riitä. Organisaatioiden on valmistauduttava muutokseen kokonaisvaltaisesti. Ainakin seuraavat asia pitäisi ottaa huomioon:
- Osaaminen: riittävä koulutus henkilökunnalle
- Data-strategia: mitä tietoja käytetään ja miten ne saatetaan AI työkalujen saataville
- Työkalut: maailma on nyt pullollaan työkaluja mutta organisaation tarvitsee valita käytettävät työkalut ja huolehtia niiden tietoturvallisesta ja lisensoidusta käytöstä
- Prosessit: prosessisien muuttaminen aktiivisesti, jotta saadaan tarvittava hyöty tekoälyn käytöstä ja on johdettava työprofiilien ja tarvittavien kyvykkyyksien muutosta
- Tietoturva: tietoturvallisuuteen liittyvät asiat on varmistettava ja otettava huomioon koulutuksissa, politiikoissa ja ohjeistuksissa
- Tuki: on järjestettävä PMO-tyyppinen tuki AI:n laajamittaiselle käyttöönotolle (AiMO)
Kakola tekoälytyöpaja tarjosi kattavan yleiskatsauksen tekoälyn nykytilasta konkreettisesti ja tulevaisuuden potentiaalista, miten tekoälyn sovellutuksia voidaan hyödyntää projektitoiminnassa. Timo Nurmen ja Tero Ojanperän kaltaisten alan johtajien näkemyksillä osallistujat saivat syvemmän ymmärryksen siitä, miten tekoälyä voidaan hyödyntää – nyt pallo on meillä projektipäälliköillä, miten sovellamme opittua uutta tietoa.
Tämän artikkelin kirjoittamiseen on käytetty tekoälyn tukea – tietysti!
Mikä ihmeen Kakola?
PRY:llä on jo perinteeksi muodostuneet tapahtumat Projektipäivät Helsingissä ja 3PMO Tampereella, joiden sekä tunnettuus että suosio on ollut vankkumaton vuosia. Parisen vuotta sitten Joxille tuli idea, että mitä jos järjestäisimme Turun alueella workshop -tyyppisen kaksipäiväisen tapahtuman noin 40 henkilölle ja pyytäisimme Saksasta Portfolion hallinnan huippuasiantuntijan Reinhard Wagnerin fasilitaattoriksi.
Siitä se ajatus sitten lähti! Ajankohdaksi valikoitui huhtikuu, olihan se sopivasti muiden isojen tapahtumiemme välissä ja myös aiheeltaan ja toteutustavaltaan uusi tapa tarjota jäsenistöllemme ja muillekin asiasta kiinnostuneille uutta sisältöä projektinhallinnan alalta.
No, miksi sitten juuri Kakola? Etsimme ensin paikkaa ns. ketjuhotelleiden kokoustiloista ja muutamia tarjouksia pyysimmekin jo. Ja totesimme, että ”tylsää, ei mitään jujua asiassa”. Kunnes, Anna-Maria entisenä turkulaisena oivalsi, että ”Hei Kakolahan voisi olla kiinnostava paikka!” Ja sanoista tekoihin. Anna-Maria kävi tutustumassa paikkaan, joka oli toki muutoinkin jo hotellina tuttu; vanha legendaarinen vankila oli peruskorjattu hotelliksi ja tarjosi mitä oivallisimmat puitteet tapahtumalle. Tavanomaiset kokoustilat nekin ovat Kakolassa aivan asialliset, mutta kukapa on ollut projektialan tapahtumassa kirkkosalissa, josta löytyvät saarnastuoli, urut ja upea alttaritaulu alttareineen päivineen. Puitteet siis mitä upeimmat ja taatusti erikoisimmat workshopin pitoa ajatellen. Kakolasta tuli legenda jo syntyissään ja nyt on jo vietetty kolmet Kakolat ja lisää on luvassa! Kannattaa pysyä kuulolla ja seurata PRY:n tapahtumakalenteria. Kakolaan kannattaa tulla paitsi sisällön, mutta myös poikkeuksellisen hienojen puitteiden vuoksi. Verkostoitumista unohtamatta!
Anna-Maria Mäkelä
Kirjoittaja:
