Projektipäällikön työ ei ole koskaan ollut pelkkää aikataulujen hallintaa. Useimmiten se on ajattelutyötä epävarmuuden keskellä. Kun tekoäly astuu mukaan projektityön arkeen, tämä ajattelun luonne voi muuttua.
Teksti Johanna Riippi
Harva projekti etenee täsmälleen suunnitellusti. Siksi projektipäällikön työ on pohjimmiltaan vaihtoehtojen punnintaa, keskustelujen jäsentämistä ja päätösten valmistelua keskeneräisen tiedon varassa.
Projektipäällikön rooli ei ole katoamassa, mutta se on liikkeessä. Tekoälystä puhutaan usein työkaluna, mutta projektityön arjessa se alkaa muistuttaa ennemmin ajattelun apuria, sellaista, joka nopeuttaa valmistelua ja helpottaa jäsentämistä, mutta ei tee päätöksiä.
Tekoäly ajattelun tukena, ei päätöksentekijänä
Kun osa työstä nopeutuu ja helpottuu, näkyviin jää entistä kirkkaammin se, mistä projektipäällikkö on aina ollut vastuussa: kokonaisuuden ymmärtäminen, harkinta ja päätösten tekeminen oikealla tiedolla oikeaan aikaan. Tämä vastuu määrittää projektipäällikön roolia myös lähivuosina.
Projektityössä on runsaasti tehtäviä, joissa tekoäly voi tukea työtä ilman, että roolit hämärtyvät. Projektin käynnistysvaiheessa kick-offien ja työpajojen valmistelu vaatii paljon taustatyötä: tavoitteiden kirkastamista, aikataulujen hahmottamista ja keskustelukysymysten muotoilua. Tekoäly voi auttaa kokoamaan vaihtoehtoja ja ehdotuksia, mutta projektipäällikkö tiiminsä kanssa vastaa siitä, mihin asioihin keskusteluissa todella keskitytään.
Sama koskee projektisuunnitelmien rungon hahmottamista, riskien tunnistamista ja tilannekatsausten laatimista. Kun tekoäly auttaa jäsentämään laajoja kokonaisuuksia tai tiivistämään projektidataa, projektipäällikölle vapautuu aikaa arvioida, mikä on olennaista juuri tässä projektissa ja tässä hetkessä. Ajattelu ei katoa, vaan sen painopiste vain siirtyy.
Kun tekoäly hoitaa osan rutiininomaisesta valmistelutyöstä, projektipäällikön rooli voi kehittyä strategisemmaksi. Aikaa voi kulua enemmän siihen, mihin projektit lopulta kaatuvat tai onnistuvat: ihmisten yhteisen ymmärryksen rakentamiseen, ristiriitojen käsittelyyn ja päätösten vaikutusten ennakointiin.
Tämä muutos ei tapahdu automaattisesti. Tekoäly ei tee projektipäälliköstä strategisempaa, ellei projektipäällikkö itse ota tätä roolia haltuun. Ajattelun painopiste kuitenkin muuttuu: sen sijaan että aikaa kuluu aineiston kokoamiseen, aikaa jää olennaisten kysymysten esittämiseen – miksi tämä vaihtoehto, miksi nyt ja kenelle tällä on merkitystä.
Myös projektiviestinnässä tekoäly voi toimia apurina. Saman projektin tilanteesta voidaan laatia erilaisia viestejä johdolle, projektiryhmälle ja sidosryhmille. Tekoäly voi auttaa muotoilussa ja selkeyttämisessä, mutta vastuu viestin sisällöstä, sävystä ja vaikutuksista pysyy projektipäälliköllä. Erityisesti haastavissa tilanteissa, kuten aikataulun viivästyessä, inhimillinen harkinta on korvaamatonta
Kestävä projektinhallinta on projektipäällikön ydintaito
Lähivuosina, 1–3 vuoden aikajänteellä, muutos näkyy ennen kaikkea projektipäällikön työn luonteessa. Rutiininomainen valmistelutyö kevenee, mutta vastuu kokonaisuudesta korostuu. Projektipäällikkö toimii yhä useammin ajattelun fasilitaattorina: hän määrittää kysymykset, arvioi vaihtoehdot ja tekee lopulliset linjaukset. Tekoäly tukee tätä työtä, mutta ei kanna vastuuta päätöksistä.
Vastuullisuus on keskeinen osa tätä muutosta. Tekoälyn tuottamat sisällöt on aina arvioitava kriittisesti, ja tietosuoja sekä eettiset rajat on tunnistettava. Vastuu siitä, mitä tietoja tekoälylle annetaan ja miten sen tuotoksia käytetään, säilyy ihmisellä. Tämä ei ole tekninen yksityiskohta, vaan olennainen osa projektipäällikön ammattitaitoa.
Projektien hiilijalanjälki ei synny vain matkustamisesta ja hankinnoista. Myös digitaalinen työ kuluttaa energiaa, ja siksi tekoälyn käyttöä kannattaa tarkastella osana kestävää projektijohtamista. Kyse ei ole tekoälyn välttämisestä, vaan tarkoituksenmukaisesta käytöstä: mihin sitä hyödynnetään ja missä kohtaa kevyempi ratkaisu on riittävä. Kestävä projektijohtaminen tarkoittaa valintoja ja sitä, että kaikkea mahdollista ei tehdä vain siksi, että se on teknisesti mahdollista.
Projektipäällikön työ tehostuu
Lopulta kysymys ei ole siitä, mitä tekoäly osaa tehdä projektipäällikön puolesta. Olennaista on, mitä se tekee näkyväksi projektipäällikön työssä. Kun valmistelu nopeutuu ja vaihtoehtoja on helpompi tarkastella, korostuvat entistä selvemmin ne asiat, joita ei voi ulkoistaa: harkinta, vastuun kantaminen ja kyky tehdä päätöksiä epävarmuuden keskellä.
Tekoäly ei vie projektipäällikön työtä. Se paljastaa, mistä työssä on aina ollut kyse: harkinnasta, vastuusta ja päätöksistä epävarmuuden keskellä.
Tekoäly projektipäällikön apurina – missä toimii, missä ei
Toimii apuna esimerkiksi:
- kick-offien ja työpajojen valmistelussa
- agendojen ja muistioiden jäsentämisessä
- vaihtoehtoisten skenaarioiden hahmottamisessa
- viestien muotoilussa eri kohderyhmille
- projektidatan tiivistämisessä ja visualisoinnissa
Ei toimi päätöksentekijänä, kun kyse on:
- lopullisista päätöksistä
- priorisoinnista ja valinnoista
- tiedon luotettavuuden arvioinnista
- eettisistä ja tietosuojaan liittyvistä rajoista
- siitä, milloin ja mihin tekoälyä käytetään
Ajattelu voi nopeutua, mutta vastuu ajattelusta pysyy ihmisellä.
