Teksti Kai Koskinen
Ilokseni huomasin, että syksyn alussa PRY:n järjestämä ja pitämäni projektinhallinnan työkaluihin keskittynyt webinaari keräsi varsin suuren yleisön; yli 400 osallistujaa. Kiitokset yhdistykselle webinaari-ideasta. Webinaari poiki edelleen tämän kirjoituksen, joka pohjautuu projektijohtaminen.fi -sivustonartikkelikokoelmaan, johon pääsee käsiksi rekisteröitymällä ko. sivustolle. Sivustolta voi lukea täydellisemmät vertailutaulukot ohjelmistoista. Lisätietoa saa myös Wikipediasta hakemalla hakusanalla ’Comparison of project management software’. Koska kirjoituksessa käsitellään myös tekoälyn käyttöä, päätin antaa kuvien laadinnan ChatGPT:n tehtäväksi. Tässä artikkelissa keskitytään tällä kertaa ulkomaisiin esimerkkeihin.
Työkalujen valintanäkökohdista
Projektityön tueksi projektien johtamiseen tarvitaan lähes vääjäämättä sopivia työkaluja hallitsemaan aikatauluja, resursseja, budjetteja, riskejä, valvomaan projektin etenemistä sekä automatisoimaan rutiinitehtäviä, kuten tehtävien seurantaa ja raportointia.
Työkalua valittaessa on huomioitava käyttötarkoituksen, hinnoittelun ja tuen lisäksi projektin koko ja monimutkaisuus, projektiryhmän koko, integrointimahdollisuudet muihin järjestelmiin, käyttäjäystävällisyys ja tietoturva.
Ketterät työkalut käyttöön
Yksinkertaisenkin työkalun käyttöönotto vaatii merkittävän panostuksen. Kyselyissä esiin nousseet projektinhallinnan ongelmakohdat liittyvät usein viestinnän ja tavoitteiden epäselvyyteen, mistä syystä suuri osa projektinhallinnan työkaluista keskittyykin työnkulun hallintaan, yhteistyöhön ja viestintään. Nämä ns. ketterät työkalut voivat olla varsin hyödyllisiä myös perinteisemmin ohjatuissa projekteissa. Esimerkkejä ovat Trello, Miro, Slack ja Atlassianin ryhmätyövälineet Jira, Confluence, Loom ja Rovo. Yksinkertaisilla käyttöliittymillä varustettuihin aikajanan hallintatyökaluihin (Gantt-kaavio) taas kuuluvat esimerkiksi InstaGantt, GanttProject ja ProjectLibre.
Kohti kattavampaa projektinhallintaa
Isoissa, rajoitteiden puitteissa tehtävissä projekteissa tarvitaan luonnollisesti järeämpää arsenaalia. Projektinhallinnan perinteisen aikataulun- ja kustannusten hallinnan ympärille rakennetuista ohjelmistoista lähes kaikille tuttu on varmasti MS Project, eräänlainen projektityökalujen ’Metusalem’. Nykyään on paljon muitakin, kuten ClickUp, Asana, Monday.com ja Wrike.
Näiden työkalujen sisäänajo täytyy kuitenkin olla huolellisesti suunniteltu, koska omaksuminen on moninkertaisesti työläämpää yllä mainittuihin yksinkertaisiin välineisiin verrattuna.
Panokset kovenevat; salkunhallinta ja simulointi
Projektisalkun ja ohjelmien hallintatyökalut, kuten Planview ja ServiceNow, ovat tietynlaisia erityistapauksia, koska näissä näkökulma on selvästi yksittäisen projektin yläpuolella koko projektitoiminnan kokonaisuuden seurannassa, eikä näitä käytettäessä välttämättä tehdä tarkkaa yksittäisen projektin suunnittelua ja seurantaa.
Usein ns. Monte Carlo -mallinnukseen pohjautuvat simulointityökalut ovat kuin aikakoneita, joilla voit hypätä tulevaisuuteen: voit ajaa projektin läpi erilaisilla parametreilla ja selvittää, millä todennäköisyydellä projektin kokonaiskustannukset ja -kesto pysyvät tietyissä rajoissa; esimerkkejä näistä ovat RiskyProject, Full Monte ja Oracle Crystal Ball.
Avoin maailma
Varsinkin yleishyödyllisten tai voittoa tavoittelemattomien projektien tapauksessa yhteistyöpohjaiset avoimen lähdekoodin työkalut kuten OpenProject, jo yllä mainittu GanttProject ja Taiga voivat olla varsin hyvä ratkaisu. Varsinkin OpenProject antaa lisäksi mahdollisuuden varsin monipuoliseen muokkaukseen. Lisäksi vähintäänkin omalle palvelimelle asennettuna välttyy kaikilta käyttömaksuilta.
Projektipäällikön ja tekoälyn liitto
Sohaisenpa tätäkin soppaa. Galaktiset huhut kertovat tekoälyn mullistavan projektinhallinnan. Gartner ennustaa tekoälyn hoitavan 80 % projektinhallintatehtävistä vuoteen 2030 mennessä.
Merkittäviltä osin kyse on toistaiseksi rutiinimaisten tehtävien hoitamisesta ja avustajien, kuten alussa mainitun ChatGPT:n tai Microsoftin Copilotin käyttämisestä. Yllä mainitut kattavat projektityökalut käyttävät myös laajalti tekoälyä suunnittelu- ja seurantatoiminnoissa.
Hoitaako tekoäly tehtävät puolestani tai onko tekoäly virheetön? Molempiin kysymyksiin tulee varmasti kielteinen vastaus, mutta sen nojalla ei kannata jäädä odottamaan täydellisen tekoälyn ilmestymistä. Eihän näin ole tehty aiemminkaan.
Lopuksi
Projektinhallinnassakin työkalut ovat vain apuvälineitä, mutta niistä voi pahimmillaan tulla eräänlainen syrjinnän muoto, jolloin projektiorganisaatio jakautuu työkalu-uskovaisiin ja työkalujen vihaajiin.
